Datorită potenţialului mare de eficientizare a muncii, calculatorul a fost introdus pe scară largă în toate domeniile activităţii productive, începând de la munca de birou şi până la activităţile din halele de producţie.

Calculatorul are în prezent un rol esenţial în munca de birou, permiţând rezolvarea mai eficientă a unor probleme de zi-cu-zi, cum ar fi:

• întocmirea corespondenţei
• întocmirea formularelor de lucru
• întocmirea prezentărilor
• contabilitatea
• calculul costurilor
• statistica şi verificarea
• administrarea clienţilor, adreselor
• urmărirea termenelor
• corespondenţa electronică („e-mail”2) şi multe altele.

După cum reiese şi din această listă, calculatorul îşi găseşte utilitatea în fiecare domeniu al muncii de birou, de la secretariat şi personal, până la relaţii publice.

Deoarece sistemele informatice moderne oferă toate datele şi informaţiile relevante din cadrul unei instituţii, folosirea lor nu este limitată numai la sarcinile de rutină. Există programe utilizate în realizarea de prezentări sau în procesul de predare, dar există şi programe utilizate în procesele de decizie (management information systems), de exemplu în domeniul financiar sau al planificării proiectelor.

În afară de acestea, în domeniul muncii de birou calculatoarele oferă posibilitatea unei colaborări mai uşoare între angajaţi. Datele pot fi vehiculate prin reţeaua de calculatoare în câteva secunde, chiar şi atunci când colaboratorii sunt împrăştiaţi în toata ţara.

Procurarea informaţiilor pe Internet

Scopul iniţial al Internetului a fost, alături de cel militar, mai ales cel de natură ştiinţifică. Astăzi, în schimb, dacă navigaţi pe Internet, puteţi afla practic tot ceea ce va interesează, de la rezultate ale cercetătorilor în diferite domenii, până la reţete culinare, ultimele ştiri sau buletinele meteo.

De asemenea, pe Internet sunt disponibile informaţii şi date de contact despre numeroase organizaţii, instituţii, firme, şcoli, universităţi etc.

Învăţământul la distanţă

Învăţarea fără frecventarea unui locaş de învăţământ este azi o realitate comună. Tot mai mult, instituţiile de învăţământ 3 oferă cursuri la distanţă prin Internet – studentul îndeplineşte cea mai mare parte din muncă (instruire) la el acasă şi este în legătura cu instructorul şi colegii săi numai prin intermediul calculatorului. Numeroase astfel de cursuri sunt oferite în prezent de către diverse instituţii româneşti, acoperind cele mai diverse domenii (management, strategie, comunicare, creativitate, utilizarea calculatorului, limbi străine etc.).

Domenii de utilizare a calculatorului

Activităţi productive

• birotică
• logistică, administrarea depozitelor, aprovizionare
• producţie
• planificare
• activităţi de creaţie
• circulaţia banilor
• comerţ electronic
• dispozitive comandate de calculator

Educaţie, informare

• programe de învăţare, e-learning
• programe de prezentare
• enciclopedii (pe CD, on-line), dicţionare
• info-kiosk-uri, info-terminale
• Internetul ca sursă de informaţii şi cunoaştere

Uz personal

• informare
• divertisment
• card-uri (inclusiv ID)
• navigare Internet
• foto

Alte domenii

• medicină
• ştiinţa
• transporturi
• comunicaţii

============

2 E-mail = electronic mail (“poştă electronică”) – termen ce desemnează corespondenţa realizată prin intermediul Internetului (echivalentul electronic al scrisorilor tradiţionale).
3 Dar şi institute de cercetare, sau organizaţii din diverse domenii

Calculatorul este un instrument de lucru esenţial pentru munca de birou în orice organizaţie modernă.

Calculator personal - PC

Componenta de bază a acestuia este unitatea centrală. Acesta preia comenzile utilizatorului, le memorează, le procesează, stochează datele etc. În calculator, informaţiile sunt stocate în principal pe unităţile de hard-disk (vezi mai jos).

La unitatea centrală sunt conectate o serie de alte echipamente (numite şi „periferice”), cum ar fi: monitorul, imprimanta, tastatura, mouse-ul etc.

Calculatoarele portabile sunt calculatoare concepute pentru a putea fi transportate cu uşurinţă.

Laptop

Datorită performanţelor la care au ajuns, unele dintre acestea pot înlocui calculatoarelor obişnuite în activitatea curentă.

Tipurile de calculatoare portabile sunt:

• laptop
• ultra-uşoare
• de buzunar (se mai numesc Poket PC-uri, Palm-uri sau PDA-uri - personal digital assistant)

1.2.1. Echipamentele periferice

• Tastatura este un dispozitiv (similar maşinii de scris tradiţionale) utilizat pentru introducerea datelor. Un rol similar îl are şi mouse-ul.
• Monitorul este principalul dispozitiv pentru prezentarea informaţiilor.
• Imprimantele sunt folosite pentru a tipări pe hârtie informaţiile de pe calculator.

Imprimanta

Rolul reţelelor

Independent, calculatoarele pot realiza aproape orice, însă dacă resursele lor sunt folosite în comun, calculatoarele devin mult mai eficiente. Spre exemplu, toate calculatoarele dintr-un birou pot fi conectate la o singură imprimantă, economisindu-se astfel costul de achiziţie pentru numeroase imprimante.

Ca atare, principalul scop al reţelelor de calculatoare este de a face posibilă utilizarea în comun a resurselor. Aceste resurse sunt foarte diverse: imprimantă, scanner, spaţiu de stocare pentru fişiere, dar şi informaţii.

Structura

Din punctul de vedere al partajării resurselor, calculatoarele dintr-o reţea tradiţională se împart în servere, care oferă („servesc”) resursele, respectiv clienţi, care le folosesc.

Alternativa la reţelele Client-Server o reprezintă reţelele P2P (Peer-to-Peer), în care calculatoarele au acelaşi rol. Apariţia lor a fost simultană cu dezvoltarea aplicaţiilor cum ar fi Napster, însă mschimbul de fişiere.

Transmisia datelor în reţele

Principalele canale utilizate pentru transmisia datelor în reţele sunt:

• Linii telefonice (inclusiv ISDN);
• Cablu coaxial - în trecut cel mai folosit era cablul coaxial (foarte asemănător cu cel de la antena TV), însă în ultima vreme, standardul de facto a devenit cablul UTP (Unshielded Twisted Pairs);
• Fibra optică - permite obţinerea unor capacităţi mult mai mari pentru transmiterea datelor, fiind folosită în general între nodurile importante din reţea sau între reţele;
• Satelit – pe acelaşi principiu ca semnalul TV transmis prin satelit;
• Wireless (WLAN sau Wi-Fi4) - deşi este cea mai recentă metodă de conectare, a cunoscut în ultimii ani o creştere fără precedent a popularităţii. Această popularitate se datorează chiar principalei sale caracteristici: lipsa cablurilor.

Tipuri de reţele:

După amploare/întindere, reţelele pot fi:

• LAN (Local Area Network) – reţele locale, ce se limitează la aria unui departament, a unei clădiri, la campusul unei şcoli/universităţi, sau teritoriul unei întreprinderi. Sunt cele mai comune reţele şi de obicei nu depăşesc câteva sute de metri pătraţi.
• MAN (Metropolitan Area Network) – reţele mai extinse, ce acoperă aria unei localităţi/metropole, interconectând LAN-urile din acea localitate. O parte dintre aceste reţele sunt iniţiate şi gestionate de către administraţia publică locală.
• WAN (Wide Area Network) – reţele ce acoperă o arie şi mai extinsă, cum ar fi o ţară sau un continent.
• GAN (Global Area Network) – reţeaua globala, Internetul.

După tipul de utilizatori ţintă, se disting trei categorii de reţele:

• Internet
• Intranet
• Extranet

Internet

Internetul este o reţea globală de calculatoare conectate între ele pentru a pune în comun informaţii şi alte resurse. Orice calculator conectat la Internet poate să comunice cu orice alt calculator legat la Internet, astfel încât Internetul poate fi vizualizat ca o reţea uriaşă alcătuită din milioane de reţele de calculatoare din întreaga lume (LAN +MAN +WAN).

O reţea este formată din calculatoare care au rol de client şi calculatoare cu rol de server (arhitectura client-server). Un server este un calculator care furnizează servicii, cum ar fi distribuirea e-mail-urilor sau a paginilor Web, în timp ce clientul este un calculator care se conectează la server pentru a solicita şi primi informaţii de la acesta sau pentru a accesa resursele disponibile acolo.

Fiecare calculator conectat la Internet are atribuit un număr unic de identificare, care reprezintă adresa Internet. Deoarece utilizatorul reţine mai greu un număr, acesta este dublat de un nume, cunoscut ca nume de domeniu. De exemplu, pentru site-ul Primăriei Bucureşti veţi obţine acelaşi rezultat daca veţi scrie în bara de adrese din browser 193.231.239.1 sau www.pmb.ro

Internetul este o reţea descentralizată, în sensul că nu există o instituţie sau un stat care să îl deţină sau să îi guverneze funcţionarea. Susţinerea financiară şi logistică se realizează de către companiile care îl accesează, iar administrarea sa din punct de vedere tehnic este supravegheată de un comitet numit ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers).

Datorită faptului că în principiu oricine din lume se poate conecta la Internet fără restricţii, acesta este considerat ca fiind public.

Intranet

Intranetul este o reţea privată din interiorul unei firme sau instituţii, prin care se transmit documente, se permite accesul la baze de date, se asigură instruirea personalului şi comunicarea între angajaţi şi se distribuie software. Spre deosebire de Internet, reţeaua Intranet deserveşte numai personalul din cadrul organizaţiei şi de aceea este necesară implementarea unui sistem de parole prin care să asigure confidenţialitatea datelor.

Calculatoarele din interiorul Intranetului nu sunt accesibile din exteriorul reţelei, însă pot accesa atât resursele interne cât şi resursele oferite de serverele din Internet. Acest lucru este posibil cu ajutorul unui dispozitiv numit firewall (nu există o traducere exactă în limba română, site-ul Microsoft5 îl denumeşte paravan de protecţie Internet).

Extranet

Extranetul este o extensie a reţelei Intranet care foloseşte tehnologia Internet pentru a conecta reţelele private Intranet ale unor organizaţii care doresc să colaboreze pentru a-şi partaja o resursă importantă - informaţia. Astfel, extranetul asigură structurarea informaţiilor pe trei niveluri: public, privat şi mixt.

=================

4 Transmisia wireless se poate efectua şi prin reţelele de telefonie mobilă (prin WAP, GPRS etc.)
5 http://www.microsoft.com/romania/securitate/TreiPasi.mspx

Fişiere şi Documente

Toate informaţiile sunt păstrate (sau “salvate”) în calculator sub forma de fişiere. Fişierele pot conţine diverse tipuri de date: text, imagini, sunete, video etc. În funcţie de tipul de date pe care le conţin, fişierele pot fi şi ele de mai multe feluri: documente (text, eventual completat cu tabele, grafice, imagini, etc.), imagini, fişiere audio, filme etc.

Pentru o mai buna organizare a fişierelor pe disc, acestea sunt structurate în mod asemănător unei arhive tradiţionale, în dosare – numite “folder” (eng. folder) sau “director” (eng. directory).

Foldere (directoare)

Orice fişier este păstrat într-un folder sau director. Majoritatea discurilor au numeroase foldere, toate acestea putând conţine fişiere.

Un folder poate conţine (pe lângă fişiere) şi alte foldere (acestea sunt adesea denumite sub-foldere, iar folder-ul în care sunt păstrate – folder părinte), iar acestea pot conţine la rândul lor alte sub-foldere, ajungându-se la multe nivele. Folder-ul principal, aflat în vârful acestei piramide, se numeşte “rădăcina” (eng. root folder).

Utilizatorii pot crea, muta sau şterge foldere în funcţie de nevoi. Majoritatea documentelor create în Windows sunt păstrate în folder-ul “My Documents”, respectiv în sub-foldere ale acestuia. Buna organizare a fişierelor şi structurare a foldere-lor este foarte importantă pentru cei care lucrează cu multe documente.

Toate aceste fişiere şi foldere sunt păstrate pe dispozitive de stocare (în majoritatea cazurilor “disc”-uri): în general, utilizatorul păstrează fişierele pe “hard-disk-ul” calculatorului, însă acestea pot fi stocate şi pe “dischete”, CD, DVD etc.

Dispozitive de stocare

O importanţă deosebită în alegerea dispozitivelor de stocare o are capacitatea acestora (cantitatea de informaţie pe care o pot păstra).

Cantitatea de informaţie se măsoară în „byte” (plural „bytes”)7 – acesta corespunde în linii mari unui caracter de text (o literă, un număr, un semn de punctuaţie etc.). Multiplii byte-ului sunt descrişi în tabelul de mai jos:

* Notă: Dimensiunile sunt aproximative întrucât computerele lucrează cu puteri ale lui 2, astfel ca un kilobyte reprezintă de fapt 1,024 bytes, iar un megabyte reprezintă 1024 x 1024 bytes8 etc.

Cele mai comune dispozitive de stocare:

• Discheta (Floppy disk) - foarte des utilizată pentru păstrarea şi transferarea unor cantităţi mici de date.
• CD (compact disc) – a început sa înlocuiască discheta datorită capacitaţii de stocare superioare (vezi tabel). În prezent, cea mai mare parte a software-ului este distribuită pe CD.
• DVD (Digital Video Device) – similar cu CD-ul, însă cu o capacitate de stocare mai mare.
• Hard-disk – acesta este principalul dispozitiv de stocare pentru calculatoarele moderne. Hard-disk-urile au o capacitate de stocare superioară dispozitivelor mai sus menţionate, însă majoritatea sunt fixate în interiorul computerului, nepermiţând transportarea datelor9.
• Memorii flash10

Pe lângă dispozitivele mai sus menţionate există numeroase altele, noi standarde fiind create continuu.

===============

6 Termenii “folder” şi „director” sunt echivalenţi – pe parcursul acestui manual vom folosi termenul de folder (acest termen este folosit mai ales pentru sistemul de operare Windows, spre deosebire de „director” – folosit mai ales în sisteme de operare mai vechi, precum DOS)
7 Un byte este la rândul său format din 8 biţi. Bit-ul este unitatea de bază în măsurarea cantităţii de informaţie, însă, datorită cantităţilor mari cu care se vehiculează de obicei, acesta este rar folosit.
8 1 byte = 8 biţi = 23 biţi.
9 Există şi hard-disk-uri portabile, însă acestea sunt lente şi au dimensiuni mari, fiind rar utilizate.
10 În prezent acestea pot avea capacităţi de stocare cuprinse între 8Mb şi 1 GB, putând pot fi scrise şi citite mai rapid decât alte medii de stocare, însă pentru sistemele de operare mai vechi pot apărea probleme de accesare.

Principalele categorii de software şi utilitatea lor sunt sintetizate în tabelul de mai jos, ele fiind prezentate în detaliu în capitolul următor.

(Ghid MCTI)

Browser

Browser-ele sunt programele folosite pentru navigarea pe internet. Ele permit accesarea şi vizualizarea site-urilor, navigarea prin link-uri, descărcarea de fişiere de pe Internet etc.

Principalele aplicaţii din această categorie sunt:

• Microsoft Internet Explorer (inclus în Windows)
• Netscape Communicator/Navigator
• Mozilla Firefox
• Avant Browser
• Opera

Grafică

Acestea sunt aplicaţii utilizate pentru crearea, scanarea, modificarea şi corectarea imaginilor. Ele sunt mai puţin folosite în activitatea de birou obişnuită, fiind însă importante în realizarea unor anunţuri, postere, publicaţii, cataloage, pagini de prezentare etc.

Cele mai utilizate programe de grafică sunt:

• Corel Draw
• Adobe Photoshop
• Adobe Fireworks

Reţeaua Internet a fost creată iniţial ca o uriaşă bază de date pentru a fi utilizată în scop ştiinţific şi educaţional. În acest sens, rolul predominant al reţelei Internet era cel de documentare şi de comunicare. Ulterior, datorită creşterii numărului de calculatoare conectate la Internet, a crescut şi numărul de site-uri ale diferitelor organizaţii care oferă conţinut informaţional, şi implicit numărul de vizitatori ai acestor site-uri, posibili consumatori de produse sau servicii. (Pentru o selecţie a instituţiilor administraţiei publice prezente pe Internet, v. Anexa 2 – Site-uri utile).

În prezent, reţeaua Internet asigură mai multe servicii:

1. Informare, prin:
   • World Wide Web (WWW) - asemănător consultării unei biblioteci digitale16
   • grupuri de ştiri (similare unor publicaţii periodice dedicate anumitor subiecte)
2. Comunicare, prin:
   • schimb de mesaje:
     • chat: prin conexiune directă, similară unei convorbiri telefonice, realizată prin intermediul unui program care permite conversaţia în timp real
     • poştă electronică (e-mail): legătură indirectă, similară unei expediţii poştale
     • grup de discuţii: prin schimbul de mesaje în interiorul unui grup (lista de discuţii, grupuri de ştiri)
     • conferinţă: prin conexiune directă şi simultană între mai mulţi utilizatori
   • transfer de date:
     • serviciul FTP (File Transfer Protocol): permite transmiterea rapidă de fişiere
     • ataşarea de fişiere la mesajele trimise prin poşta electronică
     • descărcarea de pe Internet (download) prin www
     • reţelele punct-la-punct (peer-to-peer) care permit copierea de pe alte calculatoare, gratuit sau contra cost, a diferitelor fişiere

Astfel, din punctul de vedere al relaţiei administraţie publică – cetăţean, Internetul devine un mijloc prin care se diseminează informaţiile, uşurând munca funcţionarilor publici legată de aplicarea legislaţiei privind accesului la informaţii publice.17
De altfel, există chiar o obligaţie legală pentru anumite autorităţi publice (între care primăriile, prefecturile, consiliile judeţene şi locale municipale şi orăşeneşti) de a-şi crea pagină web pe Internet prin care să ofere cetăţenilor informaţii şi servicii electronice.18

Alegerea paginilor web favorite

Pentru a accesa direct paginile web care au o importanţă deosebită, fără a mai fi nevoie să navigaţi prin paginile site-urilor respective, este recomandabil să utilizaţi opţiunea de „pagini favorite” din browser. Astfel, atunci când în cursul navigării pe Internet descoperiţi o pagină interesantă, o puteţi adăuga la meniul „Favorites”. Aranjarea adreselor se poate face oricând beneficiind de opţiunea „Organize Favorites”.

Păstrarea evidenţei paginilor web vizitate

În momentul vizitării unui site în cursul navigării pe Internet, adresa acestuia este salvată automat în meniul „History” din browser.

Aici se regăseşte un istoric al tuturor site-urilor vizitate în decursul ultimelor 3 săptămâni, sub forma unei liste alfabetice. Pentru săptămâna în curs evidenţa este ţinută pe zile.

Meniul oferă posibilitatea vizualizării adreselor după dată, alfabetic sau după numărul de accesări. Totodată se poate căuta în cadrul site-urilor vizitate după cuvinte-cheie.

Salvarea paginilor web

Salvarea paginilor web permite păstrarea acestora pe hard-disk pentru o perioadă mai îndelungată, astfel încât acestea pot fi accesate chiar şi fără conectare la Internet. Salvarea se poate face în următoarele moduri:

1. Web Page, complete (pagina web completă): Pagina este salvată integral, cu formatarea originală a paginii.

2. Web Archive, single file (pagina ca arhivă, într-un singur fişier): Pagina web este salvată complet într-un fişier arhivat. Această modalitate nu este disponibilă întotdeauna şi de aceea, dacă se doreşte o copie integrală a paginii originale, se recomdandă folosirea primului mod.

3. Web Page, HTML only (pagina web, doar conţinutul html): Acest mod salvează doar informaţia ca text din conţinutul paginii, cu tehnoredactarea originală, dar fără alt tip de fişiere (grafice, imagini, sunete). Fişierul are astfel o mărime redusă şi permite o vizualizare bună a textului pentru că este păstrată aşezarea iniţială în pagină.

4. Text File (fişier text): Este salvat numai conţinutul paginii în format text simplu, pierzându-se astfel formatarea originală. Fişierul ocupă foarte puţin spaţiu şi se foloseşte în special pentru salvarea paginilor cu conţinut predominant text, fără o formatare deosebită.

Descărcarea de fişiere de pe Internet

Spre deosebire de bibliotecă, unde materialele trebuie returnate, informaţiile găsite pe Internet pot fi salvate pe calculatorul propriu pentru a fi folosite ulterior ori de câte ori este nevoie. Majoritatea acestor fişiere pot fi descărcate gratuit.

Pentru descărcarea unui astfel de fişier este necesar ca în fereastra numită „File Download” să se aleagă varianta salvării pe hard-disk („Save”), specificând totodată locaţia (folderul) şi numele fişierului.

Înainte de a salva în calculator fişiere din Internet este recomandat să le scanaţi folosind un program antivirus actualizat (vezi cap. 3, secţiunea 1.5.3 „Sfaturi pentru securizarea calculatorului”). De asemenea este bine să ţineţi seama de viteza conexiunii la Internet disponibilă şi de mărimea fişierelor, pentru a nu supraîncărca reţeaua.

Pentru a facilita procesul de descărcare există pe Internet programe specializate, cum ar fi GetRight21. Acesta împarte fişierele mari şi le eşalonează pentru descărcare în mai multe pachete şi permite totodată descărcarea automată din Internet.

Forum

Un forum de discuţii (pe scurt forum) este un grup de pagini web în care utilizatorii pot citi mesajele lăsate de ceilalţi în diverse categorii grupate pe subiecte de discuţie. Utilizatorii pot răspunde la mesajele altora, pe subiectele lansate de ei, sau pot trimite un mesaj pe un subiect cu totul nou, într-o categorie existentă, sau pot crea o nouă categorie. Spre deosebire de listele de discuţii, întreaga discuţie se poartă pe pagina web dedicată, fără a mai fi nevoie de serviciul de poştă electronică.

Fiecare forum are un administrator/moderator care stabileşte regulile de postare şi drepturile utilizatorilor.

Weblog (Blog)

Cea mai nouă aplicaţie, care a dobândit rapid popularitate datorită uşurinţei de administrare, care nu presupune cunoştinţe de programare sau abilităţi speciale de utilizare a Internetului, este blog-ul: un fel de jurnal on-line, care poate conţine informaţii de orice tip, de la ştiri până la confesiuni personale.

Blogul se prezintă ca o pagină web alcătuită în general din mesaje scrise, cu sau fără imagini, modificabile uşor şi aranjate cronologic. Serviciul este oferit în general gratuit şi utilizatorul este ghidat pas cu pas în administrarea site-ului său.22

Grupurile de ştiri

Grupurile de ştiri reprezintă largi sisteme de comunicare prin care persoane având diverse preocupări şi pasiuni schimbă informaţii, discută pe baza unor teme de interes general sau particular sau pun diferite întrebări.

Majoritatea grupurilor de ştiri sunt distribuite în mari reţele de calculatoare şi sunt cunoscute sub numele generic de UseNet, (o prescurtare a cuvintelor Users Network - Reţeaua utilizatorilor), care în prezent au fost preluate de Google23.

Categorii:
1. COMP - computere şi tehnica de calcul
2. MISC - diverse ( miscellaneous)
3. REC - petrecerea timpului liber
4. SCI - ştiinţifice
5. SOC - tematici de natura sociala
6. TALK - discuţii libere
7. NEWS - ştiri şi informaţii
8. ALT - subiecte alternative
9. BIZ - subiecte referitoare la afaceri

Grupurile de ştiri au fost înlocuite treptat de listele de discuţii, care oferă mai multe facilităţi utilizatorilor.

FTP

Este acronimul pentru File Transfer Protocol – Protocol de Transfer al Fişierelor. Popularitatea sa a scăzut în ultimii ani datorită succesului pe care l-a avut HTTP, prin care se pot transfera de asemenea fişiere. Browser-ele actuale sunt capabile să folosească şi FTP, aşa că pentru utilizator este foarte simplu să beneficieze de avantajele acestui protocol.

FTP este o aplicaţie care foloseşte arhitectura client-server pentru transferul rapid de fişiere în Internet 27 şi este util mai ales în cazul fişierelor mari, de exemplu pentru realizarea unui site complex, cu conţinut informaţional bogat (texte lungi, imagini, etc.)

Reţele punct-la-punct (peer-to-peer)

Aplicaţiile peer-to-peer (prescurtat deseori P2P), reprezentate de DC++, MyTunes, FileSeeker, (iar în trecut Napster, Gnutella şi Freenet) au oferit utilizatorilor o cale intuitivă şi uşoară de a găsi şi a partaja resursele direct, fără a mai folosi servere web, de poştă electronică sau IRC, ci doar calculatoare client (peers). În prezent cea mai populară utilizare a aplicaţiilor P2P este aceea de a oferi şi a descărca fişiere.

(Sursa: MCTI)

Administrarea documentelor salvate în calculator este similară administrării documentelor pe hârtie – documentele electronice pot fi organizate de asemenea în dosare şi apoi stocate în anumite locaţii. În cazul în care organizarea este deficitară, documentele se pot pierde – la fel ca şi hârtiile.

De aceea este bine să luaţi în considerare următoarele sfaturi, indiferent dacă salvaţi documentele în calculatorul dumneavoastră (pe hard-disk) sau în reţea.

3.1.1. Sfaturi utile

Folosiţi un sistem coerent de administrare şi denumire a fişierelor. Astfel veţi găsi uşor documentele de care aveţi nevoie, atunci când aveţi nevoie. Evitaţi structurile prea stufoase – dacă aveţi nevoie să creaţi multe fişiere într-un director şi nu le puteţi vedea pe toate, ordonaţi-le alfabetic.

Salvaţi separat fişierele cu documente şi fişierele cu programe! Astfel evitaţi să ştergeţi din greşeală documente atunci când instalaţi sau actualizaţi programe.

2. Folosiţi denumiri scurte şi concise – care vă ajută la vizualizarea întregii denumiri şi la o navigare mai uşoară în sistemul de fişiere, cum ar fi abrevieri sau denumiri comune. O altă metodă de a regăsi mai repede documentele este introducerea datei în denumire.

3. Separaţi lucrările în curs de cele terminate. Astfel reduceţi numărul de fişiere în care căutaţi un anumit document, precum şi cantitatea de date pe care să o arhivaţi. Este util ca lunar să mutaţi documentele şi fişierele cu care nu mai lucraţi în mod curent în altă locaţie sau să le arhivaţi.

Fiţi selectivi în salvarea fişierelor! Nu salvaţi documente inutile (de ex. nu toate mesajele e-mail trebuie salvate).

4. Creaţi „scurtături”. Dacă aveţi nevoie să accesaţi acelaşi document din locaţii/dosare diferite, în loc să creaţi copii ale aceluiaşi document puteţi crea o legătură directă către acesta. Pentru a accesa imediat un anumit dosar puteţi crea o legătură directă către acesta pe desktop.

Pentru a găsi un document la care aţi lucrat recent puteţi folosi directorul de documente recente din meniul start (My Recent Documents).

3.1.2. Distribuirea informaţiilor

În lucrul cu documentele, este important să avem mereu în vedere gradul de confidenţialitate al a acestora. Astfel, documentele publice trebuie să fie astfel distribuite/publicate încât să devină accesibile tuturor cetăţenilor, însă documentele confidenţiale trebuie stocate în aşa fel încât să nu poată fi accesate de către persoanele neavizate.

O atenţie deosebită trebuie acordată informaţiilor confidenţiale distribuite în format electronic, întrucât acestea pot fi uşor multiplicate sau distribuite mai departe de către terţe persoane – este de preferat să se precizeze clar şi direct natura confidenţială a acestor documente pentru toţi destinatarii sau utilizatorii. Mesajele importante pot fi chiar criptate, dacă este cazul, iar documentele pot fi păstrate în foldere sau arhive protejate cu parolă, sau care pot fi accesate doar cu utilizarea unui eToken.

3.1.3. Regăsirea informaţiilor

Atât în cazul fluxului de documente pe hârtie cât şi în cazul celor electronice, este important să păstrăm referinţe despre autorii lor, expeditorii sau destinatarii cărora le-au fost trimise. Astfel, va fi întotdeauna uşor de aflat de unde provin anumite informaţii sau documente, respectiv cine a fost informat despre anumite schimbări.

28 Este recomandat ca în fiecare instituţie să existe un set de reguli pentru managementul documentelor. Există numeroase aplicaţii care pot fi utile în acest sens, permiţând stocarea eficientă, organizarea şi regăsirea rapidă a documentelor – aspecte esenţiale pentru orice organizaţie care prelucrează un volum mare de informaţii.
29 Este indicat să folosiţi denumiri relevante pentru conţinutul dosarelor (folderelor) şi să menţineţi acelaşi sistem de salvare a documentelor pentru a le găsi mai uşor (ex. „Adrese”, „Rapoarte”, etc.)
30 Mic dispozitiv hardware pe care utilizatorul îl poartă asupra sa şi care este necesar pentru accesarea anumitor fişiere/aplicaţii, asemenea unei parole.
31 Dacă acest lucru este realizat practic automat în cazul corespondenţei transmise prin e-mail, pentru scrisori şi documente este necesar să păstrăm o evidenţă specială, similară celei a programului e-mail.

Ghid realizat de MCTI

Guvernarea electronică (eGovernment) se impune din ce în ce mai mult ca o componentă esenţială a noii societăţi informaţionale. Guvernarea electronica a cunoscut în ultimii ani o evoluţie exponenţială la nivel global şi în special în Europa, fapt confirmat de:

1. numărul tot mai mare de cetăţeni ce participă la dezbateri on-line;
2. rolul central al Internetului ca sursă de informaţii publice;
3. numărul mare de servicii guvernamentale oferite on-line;
4. planurile de dezvoltare in domeniu, cum ar fi iniţiativa eEurope la nivelul Uniunii Europene61

Guvernarea electronică constă în interacţiunea guvernului, parlamentului sau a altor instituţii publice cu cetăţenii, prin intermediul mijloacelor electronice. Informarea asupra proiectelor de lege aflate în discuţie62 şi exprimarea opiniilor asupra acestora de către cetăţeni, plata taxelor de către contribuabili, completarea unor plângeri si petiţii on-line reprezintă mijloace eficiente puse la dispoziţie de către stat pentru exercitarea drepturilor fundamentale ale cetăţenilor. Aşadar sensul implementării guvernării electronice este de sus în jos (de la stat la cetăţean).

Spre deosebire de guvernarea electronică, democraţia electronică porneşte de jos în sus. Ea reprezintă folosirea de către cetăţean a mijloacelor electronice pentru a putea comunica mai bine cu alţi cetăţeni, pentru a dezbate probleme şi a prezenta nemulţumiri şi propuneri. Democraţia electronică e organizată aşadar de către cetăţeni şi captează prin canale electronice nemulţumirile oamenilor, propuneri de îmbunătăţire a procesului de guvernare şi de multe ori chiar dezbateri ale unor acţiuni guvernamentale. Toate acestea se desfăşoară pe Internet, prin intermediul portalurilor de democraţie electronică , a site-urilor de opinii personale, a forumurilor şi listelor de discuţii.

Gradul de dezvoltare a aplicaţiilor de guvernare şi democraţie electronică depinde in mod direct de accesibilitatea la Internet. Cu toate acestea, utilizarea lor depinde şi de educaţie şi de schimbarea mentalităţilor, iar succesul în implementarea acestor aplicaţii determină acceptarea şi impactul lor în societate.

(Ghid MCTI)

Preşedinţia www.presidency.ro
Camera Deputaţilor www.cdep.ro
Senatul www.senat.ro
Guvernul www.gov.ro