The component part of a letter

Părţile componente ale unei scrisori

A letter consists of a number of parts, each of which is essential to the letter, or contributes in some way to its impact on the recipient. We may list them as follows :

1. the letterhead
2. the references
3. the date
4. the inside name and address
5. the salutation       
6. the subject heading
7. the opening paragraph
8. the body of the letter     
9. the closing paragraph
10. the complimentary close
11. the signature
12. enclosures and copies

O scrisoare constă dintr-o serie de elemente, fiecare dintre acestea fiind esenţială sau contribuind într-o măsură  sau alta la  influenţarea destinatarului. Aceste elemente pot fi ordonate astfel:

1. antetul
2. referinţe
3. data
4. numele şi adresa destinatarului
5. formula de adresare
6. titlul rezumând scopul scrisoii
7. paragraful iniţial
8. cuprinsul scrisorii
9. paragraful de încheiere
10. formula de încheiere
11. semnătura
12. anexe şi copii

The letterhead

Antetul

Since letters are often elements in the formation of business contacts it is essential to have the addresses of both parties included in every item of business cor­respondence. By having a printed letterhead a firm en­sures that it includes all the necessary details about its own name, address, postcode, telephone number, telex and fax numbers.

A typical letterhead might read:

STONE AND SIMPSON LTD.
24 Darby Street, Salisbury, Wilts
Telephone:
Telex:
Fax:

Întrucât scrisorile sunt adesea folosite ca elemente în contractele de afaceri este foarte important ca adresele ambelor parţi să figureze în fiecare scrisoare comercială. Utilizând un antet tipărit o companie (firmă) asigură includerea tuturor detaliilor necesare privitoare la denu-mire, adresă, codul poştal, numerele de telefon, telex şi fax.

Exemplu:

STONE AND SIMPSON LTD.
24 Darly Street, Salisbury, Wilts
Telephone: 
Telex:
Fax:

The use of references

Utilizarea referinţelor

The references usually consists of the initials of the executive who dictated the letter followed by the initials of the secretary who typed it. The executive’s  initials are usually in upper case (capital letters).

The secretary’s initials  are sometimes typed in lower case. The two sets of initials  may be divided by a solidus (the oblique sign) or a full stop. They may include a file number, or a departmental code of some sort. When giving the re­ference of a previous letter, to which the present letter is a reply, it is helpful to give the date of the earlier letter. Typical references might therefore be:

Your ref DHW/AW/22 October 19 ...
Our ref  PTR/ab

Referinţa constă de obicei din iniţialele directorului care a dictat scrisoarea urmate de  iniţialele secretarei care a dactilografiat-o. Iniţialele directorului sunt de obicei  aşezate deasupra (cu majuscule).

Iniţialele secretarei sunt uneori aşezate în partea de jos (dedesubt). Cele două seturi de iniţiale pot fi separate de o bară (linie oblică) sau de punct. Ele pot de asemenea cuprinde un număr  de dosar sau un număr de cod al secţiei sau departamentului respectiv. Când se menţionează referiea la o scrisoare anterioară, la care se răspunde prin prezenta scrisoare, este util să se amintească şi data scrisorii anterioare.

Referinţa Dvs. : DHW/AW/22 octombrie 19...
Referinţa noastră : PTR /ab

The date

Data

The recommended order for dates is day, month, year, with open punctuation. Thus 20 November 1982 is perfectly clear and punctuation would not add any­thing.

Ordinea recomandabilă pentru date este ziua, luna,  anul cu punctuaţia liberă. Astfel 20 November 1982 este cât se poate de clar (explicit) şi punctuaţia nu ar adăuga nimic sensului.

The inside name and address

Numele şi adresa destinatarului

At the top a letter, below the references and the date, the secretary types the ,,inside name and address”. This is the name and address of the person to whom the letter is to be sent : the addressee.

A typical address could be :

Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Street
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 1 PQ

The name and address is typed in exactly the same way as on the envelope, in single spacing, with the town typed in capital letters. Each part of the address is writ­ten on a new line, including the postcode.

În partea de sus a scrisorii, sub referinte şi dată, secretara dactilografiază numele şi adresa destinatarului, adică ale persoanei căreia urmează să-i fie trimisă scrisoarea: adresantul.

O adresă tipică arată astfel:

Mr. T. Williamson
67 Camside
Church Strect
Chesterton
CAMBRIDGE
CB4 IPQ

Numele si adresa sunt dactilografiate la fel ca pe plic la un rând, iar numele oraşului este scris cu majuscule. Fiecare element al adresei este scris pe un rând nou inclusiv codul poştal.

The salutation

Formula de adresare

A salutation is a greeting. It appears at the start of a letter and will usually be formal. Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs. Smith, etc. On a less formal note the secretary may be asked to type in the word Dear ... leaving the first name of the addressee to be filled in by the signatory when the letter is signed. This method also requires a change to the complimentary closure of the letter. Some types of letter are addressed to the world at large, for example a testimonial given to an employee who is applying for a post elsewhere. A suitable salutation in such circumstances is ,,To whom it May Concern”.

Această formulă, care este în fond o formulă de salut apare la începutul scrisorii şi este de obicei formală, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. Brown. Dear Mrs. Smith, etc. Într-un registru mai puţin formal secretara poate dactilografia numai cuvântul Dear lăsând ca numele adresantului (destinatarului) să fie completat de semnatarul scrisorii când aceasta va fi semnată. Această modalitate presupune o schimbare şi în formula dc încheiere a scrisorii. Unele scrisori sunt adresate tuturor celor interesaţi  de exemplu o recomandare dată  unui angajat care solicită un post în altă parte. Formula cea mai potrivită in a în asemenea cazuri este „To whom it May Concern”.

The subject heading

Titlul rezumând scopul scrisorii

The subject heading is inserted after the salutation. A subject heading should not end with a full stop. Typical subject headings would be:    

SALE OF PROPERTY IN THE RIVERSIDE DISTRICT

or

Catalytic Cracking Tower: Annual Shut — down

Acest titlu se inserează după formula de adresare. Un asemenea titlu nu trebuie să se încheie cu punct. Exemple de titluri:

SALE OF PROPERTY IN THE  RIVERSlDE DISTRICT (PROPRIETĂŢI DE VÂNZARE ÎN CARTIERUL RIVERSIDE)

sau

Catalytic Cracking Tower: Annual Shut-down
(Închiderea anuală a turnului de cracare catalitică)

The opening paragraph

Paragraful iniţial

The opening paragraph is often only a simple sentence. It is introductory in nature and frequently refers to a previous letter, or course of dealings. It should always be courteous, but it should also set the tone of the letter. This may be friendly, or formal, or it may hint at serious matters which the body of the letter will soon make plain.

Paragraful iniţial este alcătuit adesea dintr-o singură propoziţie. El este introductiv şi de multe ori se referă la o scrisoare anterioară sau la desfăşurarea afacerilor. Acest paragraf trebuie să fie deferent dar totodată să dea tonul scrisorii. Textul poate fi prietenos sau formal, sau poate face aluzie la chestiuni serioase care vor deveni explicite
în cuprinsul scrisorii.

The body of the letter

Cuprinsul scrisorii

This is the  main subject matter of the letter, and is divided into an appropriate number of paragraphs.

Acesta este conţinutul principal al scrisorii şi este divizat într-un număr corespunzător de paragrafe.

The closing paragraph

Paragraful de încheiere

The closing paragraph is again usually a single sen­tence which reestablishes the atmosphere of courtesy whatever has been the nature of the body of the let­ter. It is frequently used to signal the action which the writer hopes will follow from the letter.

Paragraful de încheiere constă de obicei dintr-o singură propoziţie care restabileşte tonul deferent oricare ar fi natura conţinutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit pentru a semnala acţiunea pe care autorul speră s-o determine prin scrisoare.

The complimentary close

Formula de încheiere

The complimentary close comes at the end of the letter. It usually consists of two words only: Your faithfully, Yours truly and Yours sincerely being commonly used. Only the first word, Yours has a capital letter. The correct complimentary close to be linked to particular forms of salutation is shown in the table below. Small variations will be found in practice.

Paragraful de încheiere constă de obicei dintr-o singură propoziţie care restabileşte tonul deferent oricare ar fi natura conţinutului scrisorii. Acest paragraf este adesea folosit pentru a semnala acţiunea pe care autorul speră s-o determine prin scrisoare.